A importância de processos para uma empresa

A importância de processos para uma empresa

Toda empresa, seja ela de qualquer tamanho ou sector, que tenha a intenção de crescer e se destacar no seu mercado de actuação deve buscar métodos de padronizar suas actividades e minimizar os riscos de erros ou falhas. Isso trará aspectos positivos tanto no que diz respeito à qualidade de produção dos serviços ou produtos ofertados, quanto à protecção da organização como um todo.

Se você não sabe se a falta de processos bem definidos está afectando a qualidade do seu negócio, basta responder essas duas perguntas:

  1. Há uma padronização de qualidade das entregas realizadas pela sua equipe?
  2. Você se sente preso ao método de trabalho do seu negócio, tendo que, constantemente, revisar e acompanhar o desenvolvimento das actividades de seus colaboradores?

Tendo respondido sim para alguma dessas questões, está claro que, ou sua equipe não tem acesso fácil aos processos ou é necessário optimizar o desenvolvimento de guias e conduzi-los com disciplina e atenção.

Em casos de uma empresa não possuir seus procedimentos detalhados e acessíveis, as entregas acabam sendo diferentes entre os funcionários, mesmo que eles trabalhem no mesmo sector. O cliente sente as diferenças quando muda o colaborador que está lhe atendendo, pois elas não seguem a mesma linha de similaridade, prejudicando sua experiência e resultados propostos. 

Essa falta de padrão de qualidade, em casos extremos, pode levar o cliente a deixar a empresa, buscando uma outra alternativa que ofereça uma previsibilidade do que será entregue, mantendo o que havia sido acordado no primeiro momento.

Um dos métodos mais utilizados no meio corporativo para tal finalidade é a adopção do Procedimento Operacional Padrão. Trata-se de um tipo de documento que tem como finalidade expressar o planeamento das rotinas operacionais para chegar à perfeição e reduzir a ocorrência de falhas.

 

Vantagens do uso de procedimentos operacionais padrão :

  • Determinar Processos

Como já dissemos, um dos principais objectivos dos documentos de procedimentos operacionais é, exactamente, o de expressar quais são os processos de cada uma das operações executadas. Nele deve conter as instruções claras e sequenciais das actividades, as especificações dos profissionais responsáveis por cada tarefa, quais são os equipamentos que devem ser utilizados e ainda o que não se deve fazer.

Assim, ainda que ele seja visto como uma ferramenta de qualidade, olhando especificamente pela perspectiva da segurança empresarial, o Procedimento Operacional Padrão também é fundamental para minimizar consideravelmente o número de erros e variáveis e, caso aconteça alguma falha, fica muito mais fácil de identificar de onde está vindo o problema.

  • Estabelecer respostas

Ainda que os Procedimentos Operacionais Padrões tenham por objectivo evitar qualquer tipo de desvio nas actividades executadas e na linha de produção, algumas falhas ainda podem acontecer. Nesses casos, o Procedimento Operacional Padrão também deve oferecer direccionamentos sobre quais são as acções que precisam ser tomadas para corrigir eventuais erros e minimizar os possíveis prejuízos.

  • Facilitar o trabalho da equipe

 

Documentos como os manuais de procedimentos operacionais padrões são instrumentos essenciais para garantir que os funcionários sigam o mesmo padrão de produção. Ao descrever minuciosamente como é feita a execução de cada actividade dentro da empresa e indicar o respectivo responsável, pelo o que é possível instruir os novos funcionários e certificar que logo nos primeiros dias eles acompanhem a mesma linha de trabalho do restante da equipe, sem perda da qualidade e atendendo as medidas de segurança necessárias.

  • Optimização do tempo

Por fornecerem a melhor forma de como determinado procedimento deve ser executado, os responsáveis por essa tarefa serão capazes de executá-la com bom rendimento e desempenho, trazendo melhoria e agilidade para os processos do seu estabelecimento.

Uma empresa conta com actividades diversas e precisa cumprir com a demanda no prazo certo com a devida qualidade. Isso traz satisfação para os clientes e fortalece a imagem da corporação. Assim, optimizar a rotina de trabalho é muito importante. Mas, para maximizar o desempenho do negócio, é preciso investir nas estratégias certas.

A organização de processos é a medida básica para alcançar as metas no empreendimento.

 

Exemplo de um procedimento operacional padrão de um restaurante .


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